Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą, ale również i gros osób dokonujących zakupów w sieci, miał kontakt przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie każdy jednak wie, czym tak naprawdę jest ten dokument i czym odróżnia się on od tradycyjnej faktury.
Czy faktura proforma jest ostateczna?
Po łacinie pro forma oznacza „prowizorycznie”, zatem często spotykamy się z tłumaczeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Wypada natomiast zachować ją np.dla celów informacyjnych.
Faktura proforma powinna być traktowana wobec tego jako dokument handlowy, będący formą zapowiedzi pewnej oferty. Nie jest dowodem nabycia towaru czy zrealizowania usługi, czyli w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie może stanowić podłoża do odliczenia wskazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, gdyż mówi o usłudze bądź sprzedaży, która jeszcze nie jest wykonana, wobec tego warunki transakcji w niej sformułowane mogą w każdej chwili być zmodyfikowane.
Faktura proforma nie zwalnia z obowiązku przekazania stosownej faktury VAT
Faktura proforma posiada te same elementy i przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:
- dane kontrahentów,
- datę i miejsce jej wystawienia,
- nazwę towarów czy też usług, będących przedmiotem transakcji (wraz z wykazaniem ich ilości, jednostek miary itp.),
- wartość netto i brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana również słownie,
- stawka i naliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o kwocie ewentualnych rabatów,
- określenie daty dostarczenia towaru czy też wykonania usługi,
- wskazanie terminu zapłaty.
Taką fakturę wystawca musi oznakować dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe. Powinno się też mieć na uwadze, że ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku przekazania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie można wystawić w momencie, gdy kontrahent zapłaci w całości za przedmiot transakcji bądź przeleje zaliczkę.